Organizacja wyjazdu integracyjnego dla pracowników to duże wyzwanie, zwłaszcza w przypadku osób, które podejmują się tego zadania po raz pierwszy – wiele z nich szuka więc praktycznych wskazówek, by wykonać wszystko tak, jak należy. Co zrobić, aby wyjazd firmowy był na naprawdę wysokim poziomie i przyniósł korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcy? Poniżej przygotowaliśmy krótką instrukcję pokazującą, jak zorganizować udany wyjazd integracyjny. W kolejnych punktach omówimy najważniejsze zagadnienia związane z tym tematem.
imprezy firmowe
Ustalenie budżetu na firmowy wyjazd integracyjny
Każda firma powinna znać swoje możliwości finansowe, które będą determinować charakter wyjazdu integracyjnego. Duże firmy najczęściej mogą na ten cel przeznaczyć nieograniczone fundusze, podczas gdy mniejsze muszą działać kreatywnie i poruszać się w granicach określonych kwot. Jeżeli budżet na wyjazd integracyjny jest ściśle określony i nie należy do największych, nie oznacza to, że impreza będzie mało atrakcyjna. Wręcz odwrotnie. Organizując wyjazd firmowy dla pracowników w nieodkrytych i niekomercyjnych zakątkach kraju, można uczynić go jeszcze ciekawszym dla uczestników. Unikajmy agencji, które nie mają własnego sprzętu, jest sporo firm, które mają fajne scenariusze oparte na swojej flocie.
Co należy wliczyć w koszty organizacji imprezy, w przeliczeniu na ilość uczestników?
- wynajęcie miejsca, w którym impreza ma się odbyć,
- transport tam i z powrotem,
- zakwaterowanie,
- wyżywienie,
- atrakcje podczas imprezy,
- koszt ubezpieczenia.
Cel wyjazdu integracyjnego
Cel wyjazdu integracyjnego, który chcemy zorganizować pracownikom, to bardzo ważny punkt realizacji całego przedsięwzięcia. Musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy ma to być wyłącznie integracja zespołu, przynosząca wymierne efekty w sposobie ich pracy i poprawie wydajności? A może wyjazd integracyjny ma być formą nagrody lub premii dla pracowników, którzy okazali się najlepsi? Wyjazd integracyjny można również potraktować jako okazję do nagrodzenia pracowników, a także zdobycia nowych kontaktów handlowych. Wówczas w imprezie mogą brać udział osoby z zewnątrz firmy, np. przedstawiciele ważnych dla przedsiębiorstwa dostawców lub odbiorców.
Im większa jest liczba uczestników imprezy, tym więcej pracy należy włożyć w jej przygotowanie. Pamiętać należy o tym, że pracownicy mogą należeć do różnych grup wiekowych, dlatego rodzaj atrakcji powinien uwzględniać ich zainteresowania i możliwości fizyczne.
Wybór miejsca na wyjazd integracyjny
To jedno z największych wyzwań, przed którym staje organizator imprezy integracyjnej. W pewnym sensie liczba miejsc, w których event firmowy może się odbyć, zostaje ograniczona poprzez budżet zadysponowany na ten cel, a także oczekiwania związane z samym wydarzeniem. Przy małych budżetach na event, w grę wchodzą ciekawe miejsca w kraju, a takich nie brakuje. Od dawnych poligonów wojskowych, zaadaptowanych do gry w paintball lub na tory wyścigowe, poprzez ośrodki wypoczynkowe nad jeziorami i hotele, aż po łono dzikiej natury w trudno dostępnych miejscach, np. Bieszczadach. Dostosowując program imprezy i atrakcje do warunków konkretnego miejsca, można stworzyć spójny z nim, a zarazem interesujący program wydarzenia.
Przygotowanie atrakcji dla pracowników
Wybór atrakcji dla pracowników i uczestników imprezy integracyjnej, powinien uwzględniać ich wiek, płeć, zainteresowania, a także możliwości. W zdecydowanej większości lubiane przez pracowników atrakcje, nie wymagają żadnego doświadczenia w tym zakresie. Udział w każdej atrakcji poprzedzony jest bowiem krótkim szkoleniem, przybliżającym charakter zabawy, jej zasady oraz obejmującym instruktaż użytkowania przeznaczonego do nich sprzętu.
Do najbardziej lubianych atrakcji można zaliczyć:
- Wyprawy na quadach i pojazdach side by side – organizator zapewnia sprawne techniczne pojazdy i wytycza trasę ich przejazdu. Jej pokonanie może sprawiać pewne trudności i konieczność dostosowania techniki jazdy do warunków, ale również nie może stwarzać zagrożenia dla zdrowia i życia, np. poprzez wywrócenie pojazdu lub zjechanie do przepaści.
- Zabawy na skuterach wodnych i łodziach motorowych. Na zabezpieczonym akwenie każdy uczestnik wyjazdu integracyjnego samodzielnie prowadzi skuter na wodzie. Jest moc adrenaliny i przygody. Wiatr we włosach! Dodatkowo program można wzbogacić o atrakcje holowane takie jak banan, koła czy wielkie kanapy kilkuosobowe.
- Beach party – impreza w stylu tropikalnym na plaży, w towarzystwie muzyki tanecznej, jedzenia i napojów. Stricte rozrywkowy charakter atrakcji sprzyja integracji. Program wydarzenia może być wzbogacony konkursami i zawodami wprowadzającymi lekki element rywalizacji.
- Paintball – organizator powinien zapewnić odzież ochronną, sprzęt, czyli markery i kulki z farbą, a także zadbać o znalezienie odpowiedniego do gry miejsca. Najlepiej do tego celu nadają się specjalnie przystosowane budynki, pustostany, a także poligony. Miejsca powinny być bezpieczne dla uczestników, nie zagrażające ich zdrowiu i życiu.
Perspektywa samodzielnego organizowania wyjazdu integracyjnego, może wydawać się ciężkim, wymagającym sporo czasu i pracy zadaniem. Tak również jest w rzeczywistości. Jeśli ilość obowiązków zawodowych nie pozwala nam w całości poświęcić się organizacji wyjazdu, warto rozważyć współpracę z agencją eventową. Wykorzystując jej doświadczenie i możliwości, imprezę można zorganizować nie tylko w krótszym czasie, ale również w niższej cenie, przy zapewnieniu większej ilości atrakcji. Jak to możliwe? Agencje eventowe przez cały rok współpracują z ośrodkami wypoczynkowymi, hotelami, dostawcami oraz firmami transportowymi i cateringowymi, uzyskując atrakcyjne rabaty i zniżki na ich usługi. Pozwala to w znaczącym stopniu obniżyć sumaryczny koszt imprezy firmowej.
Decydując się na współpracę z nami, wystarczy zamówić jedną z naszych atrakcji, a cały wyjazd zorganizujemy za Was, nie biorąc za organizację ani złotówki! Dodatkowo dorzucimy nasze rabaty z hotelu (około 30-40%), wszystko to na jednej fakturze bez kosztów organizacyjnych i prowizji agencyjnej.
